Stworzenie bezpiecznych, komfortowych warunków dla ciągłej wymiany informacji oraz zasobów pozwala zdecydowanie skrócić i usprawnić wiele procesów zachodzących w firmach. Zapewniają to tak zwane systemy ECM, służące do zarządzania zasobami informacyjnymi.
Powstają one przez integrację wielu rozwiązań, spośród których wymienić można chociażby mechanizmy integracji aplikacji czy też obiegu dokumentów. Wysoki poziom ich rozbudowania sprawia, że posłużą do tworzenia wielu przydatnych narzędzi, które usprawniają nie tylko pracę wewnątrz firm, ale również współpracę z partnerami zewnętrznymi. Dobrym na to przykładem są wirtualne pokoje projektowe, które zostają przystosowane specjalnie do potrzeb przedsiębiorstwa. Firmy zajmujące się ich opracowywaniem biorą pod uwagę między innymi specyfikę prowadzonej działalności.
Co to jest wirtualny pokój projektowy?
Do czynienia mamy ze specjalną platformą wymiany dokumentów, do której dostęp może otrzymać każdy, nie tylko pracownicy firmy. Specjalny system pozwala na dowolne zarządzanie pokojem, na przykład poprzez przyznawanie wspomnianych dostępów – zarówno stałych, jak i ograniczonych pod względem czasowym lub obszarowym.
W jakim celu wykorzystywany jest pokój projektowy? Służy on między innymi do wymiany informacji oraz zasobów, a także do wspólnego zarządzania projektami. Oczywiście wszystko w sposób zdalny. Użytkownik, po uzyskaniu dostępu do pokoju, może zapoznać się z aktualnymi projektami, zadaniami czy też raportami. Jest to także idealne miejsce do tego, aby udostępniać ważne dokumenty projektowe.
Wszystko to zdecydowanie skraca realizację wielu procesów. Ich uczestnicy nie muszą bowiem spotykać się fizycznie. Cała praca odbywa się online, przy użyciu jednej, zintegrowanej platformy. Systemy ECM stanowią istotny krok w celu digitalizacji dokumentów używanych w firmie, jak również automatyzacji codziennych zadań. Poza oszczędnością czasu, firma liczyć może też na poważną oszczędność środków.
W wielu przypadkach pokoje projektowe pozwalają także uzyskać znacząco przewagę konkurencyjną. Jest to ważne zwłaszcza dla nawiązywania nowych kontaktów handlowych bądź zdobywania kolejnych zleceń. Systemy ECM każą firmom przypuszczać, że mają one do czynienia z poważnym, profesjonalnym partnerem, który jest w stanie wykonać zlecone zadania w sposób szybki i transparentny.
Śmiało można stwierdzić, że wirtualny pokój projektowy gwarantuje znaczący skok jakościowy. Przynajmniej w zakresie sprawności codziennych działań realizowanych przez przedsiębiorstwo.
